Privacybeleid

OVER HET BEDRIJF

The Factory heeft haar statutaire vestigingsadres op: Veraartlaan 12, 2288GM Rijswijk.

The Factory is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wij waarderen uw interesse in werken bij The Factory. Wanneer u solliciteert, verwerken wij informatie die (mogelijk) persoonsgegevens bevat. Daarnaast gebruiken wij cookies en vergelijkbare technologieën. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen tijdens het sollicitatieproces en hoe wij deze gegevens gebruiken.

Lees dit privacybeleid zorgvuldig voor meer informatie over hoe wij omgaan met uw gegevens.

UW TOESTEMMING

Door te solliciteren geeft u toestemming aan The Factory om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken zoals beschreven in dit privacybeleid. Als u niet akkoord gaat met dit gebruik, solliciteer dan niet en verstrek uw persoonsgegevens niet op een andere manier aan ons.

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving. In veel gevallen vragen wij expliciet om toestemming, maar in sommige gevallen kunnen wij toestemming afleiden uit uw handelingen en gedrag (voor zover wettelijk toegestaan).

Als wij uw persoonsgegevens na afronding van de sollicitatieprocedure langer willen bewaren, kunnen wij u om aanvullende toestemming vragen. U bent niet verplicht om deze toestemming te geven.

Welke informatie verzamelen wij?

In dit privacybeleid betekent “persoonsgegevens”: informatie (of een combinatie van informatie) waarmee u direct of indirect geïdentificeerd kunt worden. Dit betreft doorgaans gegevens zoals uw naam, adres, gebruikersnaam, profielfoto, e-mailadres en telefoonnummer, maar kan ook andere gegevens omvatten, zoals een IP-adres.

Tijdens de sollicitatieprocedure kunnen wij uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen verzamelen, waaronder:

Wij kunnen gegevens rechtstreeks van u ontvangen wanneer u uw persoonsgegevens direct aan ons verstrekt. Dit kan onder meer omvatten:

• uw naam, woonadres, e-mailadres en overige contactgegevens;
• eventuele bijzondere en/of demografische gegevens die wij, voor zover toegestaan door toepasselijk recht, verkrijgen tijdens de sollicitatie- of wervingsprocedure (bijvoorbeeld geslacht, leeftijd, informatie over nationaliteit en/of verblijfs- en werkrecht, medische/gezondheidsinformatie en/of etnische afkomst);
• uw cv/resume, motivatiebrief, taalvaardigheden, (relevante) werkervaring of andere ervaring, opleiding, cijferlijsten, informatie over een rijbewijs of andere informatie die u aan ons verstrekt ter ondersteuning van uw sollicitatie en/of de wervingsprocedure;
• informatie die wordt verzameld tijdens (video)gesprekken, telefonische screenings en/of (indien gevraagd) een video-opname die u aanlevert;
• informatie over het type functie dat u zoekt, uw opzegtermijn, huidige en/of gewenste salarisindicatie en andere voorwaarden rondom beloning en benefits, bereidheid om te reizen of te verhuizen en/of andere functievoorkeuren;
• informatie over hoe u van de vacature heeft gehoord;
• gegevens over gevolgde cursussen en/of tests;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof (voor zover relevant voor de procedure);
• overige gegevens die relevant kunnen zijn voor de beoordeling van uw geschiktheid, zoals assessments, referenties en certificaten;
• reisinformatie (inclusief voorkeuren) als reizen onderdeel is van de sollicitatieprocedure;
• betaalgegevens (bijvoorbeeld bankrekeningnummer) die nodig zijn voor vergoeding van toegestane kosten binnen de sollicitatieprocedure;
• overige persoonsgegevens die u vrijwillig met ons deelt.

Informatie uit andere bronnen

Wij kunnen ook informatie over u ontvangen uit andere bronnen, bijvoorbeeld:

• uit publiek toegankelijke of commercieel beschikbare bronnen, zoals openbare databases of informatie van derden (voor zover wettelijk toegestaan). Dit kan ook openbaar beschikbare informatie zijn, zoals user-generated content, blogs en berichten;
• resultaten van een extern assessment (zie “Aanvullende informatie”);
• informatie over eerdere sollicitaties bij The Factory en/of een eventueel arbeidsverleden bij The Factory;
• referentie-informatie en/of informatie van medewerkers van The Factory, eventuele background checks (waar van toepassing), inclusief informatie van derden.

Informatie die wij automatisch verzamelen

Wanneer u onze sollicitatiepagina’s gebruikt, verzamelen wij ook automatisch informatie. Een deel daarvan kan persoonsgegevens bevatten, zoals:

• taalinstellingen;
• IP-adres en (globale) locatie;
• apparaatinstellingen, type apparaat, besturingssysteem, user agent (informatie over de browserversie);
• loggegevens en gebruikstijdstippen;
• opgevraagde URL’s;
• browsegedrag en type bekeken content;
• cookies: hiermee kunnen we u (bijvoorbeeld) herkennen als sollicitant, herkennen of u via een referral link binnenkomt, onze dienstverlening afstemmen op uw instellingen (zoals taalvoorkeur) en de website verbeteren.

Hoe wij cookies gebruiken

Wij gebruiken cookies op onze website. Cookies zijn kleine bestanden die door uw browser op uw apparaat worden opgeslagen. Ze onthouden voorkeuren (meestal op basis van een willekeurige code). Cookies registreren niet automatisch persoonsgegevens zoals uw naam. Sommige cookies kunnen wel gegevens verwerken die als persoonsgegeven kunnen kwalificeren, zoals een IP-adres.

Welke cookies gebruiken wij?

Wij gebruiken Google Analytics. Daarmee krijgen wij inzicht in bijvoorbeeld het aantal bezoekers, via welke verwijzer bezoekers binnenkomen en welke pagina’s populair zijn. Deze informatie helpt ons om onze website en content te verbeteren. Wij kunnen hiermee niet zien wie onze website bezoekt.

Wij delen of verkopen deze informatie niet. Google doet dat evenmin.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om:

1. uw geschiktheid en beschikbaarheid te beoordelen voor een (mogelijke) functie of opdracht, waarbij we ook gebruik kunnen maken van testresultaten, referentiechecks, (relevante) social media-informatie, etc.;
2. met u te communiceren over de wervingsprocedure en/of uw sollicitatie(s);
3. kosten te vergoeden die u heeft gemaakt en waarvoor u in aanmerking komt;
4. een arbeidsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden, inclusief bijbehorende administratieve processen;
5. te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en juridische procedures;
6. interviewers te informeren zodat zij zich kunnen voorbereiden op gesprekken;
7. uw informatie te verifiëren en referentie- en/of background checks uit te voeren (waar van toepassing en voor zover wettelijk toegestaan) wanneer u een aanbod ontvangt;
8. u vacature-alerts te sturen over relevante kansen bij The Factory, nieuwsbrieven en informatie over events waarvan wij denken dat deze voor u interessant zijn;
9. u in die communicatie altijd een afmeldlink te bieden;
10. het sollicitatie- en wervingsproces te verbeteren, waaronder (waar relevant) het verbeteren van diversiteit in recruitment.

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op de AVG:

• Artikel 6(1)(b): verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• Artikel 6(1)(f): verwerking noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen.

Als u bezwaar wilt maken tegen (een deel van) de verwerking, neem dan contact op met uw contactpersoon of met privacy@thefactory.nl.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In principe delen wij uw persoonsgegevens niet met partijen buiten The Factory en wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet. Wel kunnen wij uw persoonsgegevens delen met een beperkt aantal betrouwbare derden, zoals:

• dienstverleners (leveranciers): bijvoorbeeld om recruitmentdiensten te leveren, gegevens op te slaan en/of de website te beheren. Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van The Factory en voor de uitvoering van hun dienstverlening;
• betaaldienstverleners en andere financiële instellingen: voor zover nodig voor betalingen/vergoedingen tussen u en The Factory;
• screening: wij kunnen uw gegevens delen met derden voor pre-employment screening (waar van toepassing en voor zover wettelijk toegestaan). Zie “Aanvullende informatie”;
• wettelijke verplichting (verplichte verstrekking): wanneer dit wettelijk vereist is, strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening, of ter bescherming van onze rechten of die van The Factory B.V., bedrijven of gebruikers, kunnen wij informatie verstrekken aan overheidsinstanties (waaronder opsporingsdiensten op basis van een rechtmatig verzoek) of in juridische procedures.

Delen van geaggregeerde data

Wij kunnen informatie in geaggregeerde vorm en/of in een vorm die u niet identificeerbaar maakt delen met derden, bijvoorbeeld voor branche-analyses of demografische profilering.

Internationale doorgifte

Het kan voorkomen dat (een deel van) de in dit privacybeleid beschreven verwerking leidt tot doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, waar de gegevensbescherming mogelijk niet gelijkwaardig is aan die binnen de EU. Waar vereist door Europees recht, draagt The Factory er zorg voor dat persoonsgegevens alleen worden doorgegeven met passende waarborgen (bijvoorbeeld door contractuele afspraken) zodat uw persoonsgegevens beschermd blijven conform Europese standaarden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wanneer u bij ons in dienst treedt

Als u bij The Factory in dienst treedt, bewaren wij relevante persoonsgegevens. Gegevens die tijdens de sollicitatie- en wervingsprocedure zijn verzameld kunnen onderdeel worden van uw personeelsdossier. Persoonsgegevens in uw personeelsdossier vallen onder ons interne bewaarbeleid voor medewerkers. Heeft u vragen over specifieke bewaartermijnen, neem dan contact met ons op.

Wanneer u niet bij ons in dienst treedt

Als u niet bij The Factory in dienst treedt, kunnen wij uw gegevens (waaronder persoonsgegevens) bewaren om u eventueel te benaderen voor toekomstige vacatures. Ook kunnen wij bij een nieuwe sollicitatie refereren aan uw eerdere sollicitatie. In dat geval bewaren wij uw persoonsgegevens in beginsel tot één jaar na afwijzing van de sollicitatieprocedure, tenzij toepasselijk recht een andere termijn voorschrijft.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Ook verlangen wij van derden die namens ons persoonsgegevens verwerken dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Toegang tot persoonsgegevens is beperkt om ongeautoriseerde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen. Toegang wordt uitsluitend verleend aan medewerkers en derden op basis van “need to know”.

Uw rechten en contact

Heeft u opmerkingen of vragen over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de collega met wie u heeft gesproken, of mail naar privacy@thefactory.nl.

U heeft het recht om ons te vragen:

• u niet langer door ons benaderd te willen worden;
• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (kopie);
• uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen (voor zover van toepassing).

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken (voor zover toegestaan onder toepasselijk recht). Wanneer wij verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u (waar van toepassing) bezwaar maken.

Wij vragen u om uw persoonsgegevens volledig, juist en actueel te houden.

Om uw verzoek te kunnen behandelen, kunnen wij u vragen om voldoende informatie te verstrekken zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren.

Vragen of klachten

Heeft u zorgen of een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via privacy@thefactory.nl.

Alle vragen en klachten die bij The Factory binnenkomen worden onderzocht. Wij proberen klachten en vragen op te lossen conform onze interne procedures. U kunt daarnaast contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (of uw lokale toezichthouder) met vragen of klachten.

Wijzigingen

Net als onze organisatie kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina. Als wij wezenlijke wijzigingen doorvoeren of wijzigingen die impact op u kunnen hebben (bijvoorbeeld wanneer wij persoonsgegevens voor andere doeleinden gaan verwerken), informeren wij u vooraf voor zover dit wettelijk vereist is.

Aanvullende informatie

Assessment

Afhankelijk van de vacature kan u worden gevraagd een assessment te doen om te bepalen of u aan bepaalde functie-eisen voldoet (bijvoorbeeld een cognitieve test en/of persoonlijkheidsassessment). Uw assessmentresultaten kunnen met The Factory worden gedeeld, maar alleen na uw toestemming, en worden onderdeel van uw sollicitatiedossier. Indien u bij The Factory in dienst treedt, kunnen resultaten worden gebruikt voor gerichte training en/of coaching. Voor dit doel kunnen assessmentresultaten (waar relevant) worden gedeeld met onze community managers.

Screening

Als uw sollicitatie succesvol is, kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt voor pre-employment screening door een derde partij (waar van toepassing en voor zover wettelijk toegestaan). Screening kan bijvoorbeeld bestaan uit verificatie van vaardigheden, antecedenten, financiële historie en andere informatie die nodig kan zijn om uw kwalificaties en geschiktheid te beoordelen. U wordt vooraf separaat geïnformeerd over het screeningproces.